Comment organiser son premier concours équestre avec CavalManager

Lead : Organiser ton premier concours équitation peut paraître intimidant : règlement FFE, engagements, paiements, classements... Ce tuto te montre comment monter ton événement de A à Z avec CavalManager, sans rien oublier et sans transpirer.

Sommaire

• Avant de commencer : ce qu'il te faut
• Étape 1 : créer le concours dans CavalManager
• Étape 2 : ajouter les épreuves
• Étape 3 : ouvrir les inscriptions en ligne
• Étape 4 : valider ou refuser les engagements
• Étape 5 : le jour J — déroulé et saisie des résultats
• Étape 6 : publication des classements et points
• Erreurs classiques à éviter
• Conclusion

Avant de commencer

Pour organiser un concours équitation officiel FFE, tu as besoin de :

• Une affiliation FFE valide pour ton club
• Un calendrier officiel déposé via la FFE (engagement pris auprès de ton CRE)
• Un règlement validé (CSO 2026 par exemple) téléchargeable sur le site fédéral
• Des juges officiels licenciés
• Et bien sûr, ton accès admin CavalManager

Si tu n'as pas encore d'accès, tu peux tester la procédure complète en mode démo sur demo.cavalmanager.fr — toutes les fonctionnalités sont disponibles avec un jeu de données fictif.

Étape 1 : créer le concours dans CavalManager

Dans le menu Concours, clique sur Nouveau concours. Le formulaire de création te demande :

Champ	Exemple	Remarque
Nom	"CSO Club d'automne"	Nom affiché sur la liste publique
Date de début	2026-10-12	Format date
Date de fin	2026-10-13	Si concours sur 2 jours
Discipline	CSO	Sélection parmi les 21 disciplines FFE
Lieu	Carrière sablée du club	Texte libre
Concours officiel FFE	☑️	Crucial : si décoché, les résultats ne comptent pas pour le calcul de saison
Format par défaut	Spéciale	Pré-rempli pour les nouvelles épreuves
Coefficient circuit	1 (standard) ou 2 (départemental)	Impact direct sur les points CDF

⚠️ Le champ isOfficial est l'un des pièges les plus fréquents : si tu oublies de le cocher, les points CDF FFE ne seront pas calculés et les cavaliers ne verront pas leur classement de saison évoluer.

Une fois validé, le concours est en statut DRAFT. Personne ne le voit encore côté cavaliers.

Étape 2 : ajouter les épreuves

Tu cliques sur ton concours fraîchement créé, puis sur Ajouter une épreuve. Pour chaque épreuve, tu renseignes :

• Nom de l'épreuve (libre, ex. "Club 3 Spéciale")
• Catégorie : CLUB, AMATEUR, PRO, PONEY
• Format : SPECIALE, VITESSE, GRAND_PRIX, PREPARATOIRE
• Hauteur en cm : 75, 85, 95, 105, 115, 125, 135...
• Galop minimum requis : ex. Galop 4 pour une Club 4
• Nombre maxi de partants (optionnel, pour limiter les engagements)
• Tarif d'engagement en euros

Le catalogue d'épreuves officielles est déjà préchargé pour les 21 disciplines, tu peux donc utiliser le bouton Importer depuis catalogue pour éviter de tout retaper. Pour le CSO par exemple, tu trouves immédiatement les Club Élite, Club 1/2/3/4 Spéciale et Vitesse, Poney 1/2/3, Amateur Élite GP, etc.

Étape 3 : ouvrir les inscriptions en ligne

Une fois tes épreuves créées, tu passes le concours en statut OPEN. C'est ce qui rend les inscriptions concours équitation visibles publiquement sur l'URL publique de ton club.

Les cavaliers (ou leurs parents) accèdent à la liste des épreuves, choisissent celles où ils veulent s'inscrire, et le système vérifie automatiquement :

• ✅ Niveau de galop suffisant
• ✅ Licence FFE en cours de validité
• ✅ Certificat médical à jour
• ✅ Carnet de vaccination du cheval valide
• ✅ Pas de doublon d'inscription

Si une validation échoue, l'inscription passe en statut PENDING avec un motif clair. Le cavalier reçoit un email automatique l'informant de la situation.

Le paiement Stripe peut être activé pour exiger le règlement immédiat à l'inscription, ou laissé en mode "facturation différée".

Étape 4 : valider ou refuser les engagements

Dans le dashboard admin, la carte Inscriptions à valider te montre en un coup d'œil les engagements en attente. Tu cliques sur Voir tout pour atterrir sur la page /registrations/pending.

Pour chaque inscription, tu peux :

• Valider : l'inscription passe en VALIDATED, le cavalier reçoit un email de confirmation
• Refuser : tu saisis un motif, le cavalier reçoit un email de refus motivé
• Forcer : si tu décides de passer outre une validation FFE (cas : cavalier en transition de galop dont le certificat n'est pas encore renouvelé), tu peux forcer l'engagement en cochant isForced et en saisissant le motif dans forcedReasons. Le motif est tracé dans l'audit log.

Cette traçabilité du forçage est précieuse en cas de contrôle FFE : tu prouves que tu as agi en connaissance de cause.

Étape 5 : le jour J — déroulé et saisie des résultats

Quand le concours démarre, tu passes son statut en ONGOING. À partir de là :

1. La liste des partants est exportable en PDF (avec ordre de passage si tu en as défini un) ou Excel
2. Tu imprimes les listes de présence par épreuve
3. Tu remets les dossards aux cavaliers

Pour la saisie des résultats, deux options :

• Saisie manuelle au fil de l'eau via l'interface admin (temps, points, pénalités, classement)
• Import depuis fichier si ton juge utilise un logiciel de chronométrage tiers (CSV)

Chaque résultat saisi déclenche un recalcul automatique du classement de l'épreuve. Les cavaliers et leurs parents voient le classement temps réel sur leur espace.

Étape 6 : publication des classements et points

À la fin du concours, tu le passes en FINISHED. C'est l'étape qui déclenche :

• Le calcul automatique des points CDF/GOF FFE pour chaque cavalier ayant un classement
• L'agrégation dans le classement de saison du cavalier
• L'envoi optionnel d'un email récapitulatif aux participants

Les points sont calculés selon le règlement CSO 2026 (Annexe GOF page 56) en tenant compte :

• du format de l'épreuve (Spéciale, Vitesse, Grand Prix)
• de la hauteur des obstacles
• du nombre de partants
• du coefficient de circuit
• du classement obtenu

Pour le détail du calcul, lis notre article dédié : Points CDF FFE 2026 : comment ça marche et comment les calculer ?

Erreurs classiques

Quelques pièges à éviter quand tu organises ton premier concours :

1. Oublier isOfficial = true → les points ne sont pas calculés
2. Mauvais format d'épreuve → impact sur le barème de points
3. Ouvrir trop tôt les inscriptions → tu vas crouler sous les demandes avant d'avoir validé le règlement final
4. Ne pas configurer le tarif → les paiements Stripe ne se déclenchent pas
5. Oublier de re-clôturer (CLOSED) avant le jour J → des inscriptions arrivent encore le matin du concours

Conclusion

Avec CavalManager, organiser un concours équitation se résume à 6 étapes claires et reproductibles. Tu y gagnes des heures de paperasse, et tes cavaliers profitent d'une expérience d'inscription moderne avec validations et paiement intégrés.

Tu veux voir à quoi ressemble concrètement le workflow ? Explore la démo ou compare les fonctionnalités sur la page fonctionnalités.

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